Gerenciamento de rotina: a importância de padronizar o trabalho

Ter dias improdutivos no trabalho não é um acontecimento que chamamos de ‘fora da curva’ mas a repetição desses dias pode indicar sérios problemas dentro de uma corporação.

Um desses problemas pode ser a falta de padronização no trabalho, algo que só se consegue resolver com um gerenciamento de rotina efetivo e constante.

Porém, a implementação das ações que configuram a gestão de rotina nem sempre são simples aos olhos dos gestores. Por isso, separamos algumas dicas e boas práticas quando o assunto é padronização do trabalho.

Afinal, somos especialistas em simplificar rotinas e otimizar a gestão!

O que é o gerenciamento de rotina?

O gerenciamento de rotina, basicamente, é um conjunto de ferramentas e metodologias que são utilizadas para otimizar o trabalho que é feito continuamente.

Esse tipo de gerenciamento ajuda as equipes a mensurar as demandas a serem cumpridas e, é possível fazer entregas de qualidade e dentro do prazo.

Além disso, essa prática garantirá que os processos sejam seguidos corretamente, afinal, a padronização da rotina assegura o mapeamento correto das atividades, proporcionando mais assertividade na execução.

Entretanto, para aplicar as boas práticas relacionadas ao gerenciamento de rotina, é necessário que você tenha em mente alguns conceitos. Para nós, o principal deles é entender a diferença entre gestão de rotina, processos e tarefas.

E por que compreender essas diferenças é tão importante? Simples: a partir desse conhecimento é possível entender como a gestão desses três fatores se complementam para atingir resultados.

A diferença entre gestão de rotinas, processos e tarefas.

Apesar do objetivo em comum, que são: alavancar os resultados de uma corporação e otimizar o trabalho das equipes, esses três fatores trabalham de maneira diferente dentro de uma empresa.

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Ao deixar de entender essa diferença, a sua corporação pode despender esforços gerenciando as atividades erradas e, consequentemente, não alcançar os objetivos desejados.

Por isso, tenha em mente que:

Tarefas: essas são todas as atividades que precisam ser executadas para alcançar os objetivos da corporação.
Processos: basicamente, este é o compilado de várias tarefas com objetivos comuns, sendo assim, o escopo de uma equipe inteira, por exemplo, é um processo.
Rotinas: essa é a recorrência do seu processo (que, por sua vez, é um conjunto de tarefas), neste caso, uma rotina eficiente colabora com a consistência na execução a fim de trazer resultados sólidos.

Entendendo isso, é hora de unir esses conhecimentos com os objetivos da sua corporação e investir em um gerenciamento que visa alcançar o que é sucesso para você.

Avalie quais são as dores e quais problemas você quer resolver para alavancar o seu negócio. Por exemplo, se as suas equipes estão com problemas de produtividade, talvez falte organização e automatização de algumas execuções.

Sendo assim, talvez o caminho ideal para mudar a sua corporação é avaliar como as rotinas estão sendo cumpridas e gerenciá-las, por exemplo, a fim de otimizar o tempo de toda a equipe.

Outro ponto importante ao observar as diferenças entre processo, tarefa e rotina, é compreender o quanto os três se complementam. Nesse sentido, é preciso avaliar o que sua corporação já possui.

Por exemplo, não é possível gerenciar rotinas se você ainda não tem processos bem estabelecidos dentro da sua empresa, afinal, apesar de diferentes, um depende do outro para acontecer. Neste caso, outras ferramentas (que não as de gerenciamento de rotina) é que vão garantir a otimização de tempo que você precisa.

Agora que você já aprendeu a diferença entre os três conceitos, aposto que está se perguntando como fazer o gerenciamento de rotinas. Para te ajudar, elencamos algumas maneiras de colocar em prática essa gestão.

Como fazer o gerenciamento de rotina?

1. Metodologia de gestão: ciclo PDCA

Quando o assunto é melhoria contínua, o Ciclo PDCA é o framework perfeito para garantir que sua operação seja aprimorada.

Composto por quatro fases, o PDCA quando aplicado repetidamente, ajuda a aperfeiçoar ainda mais os processos, tarefas e, principalmente, rotinas. Neste sentido, cada etapa atua de maneira diferente e complementar.

Plan ou Planejamento: aqui são determinados os objetivos, afinal, sem saber onde a corporação quer chegar, não há possibilidade de aplicar o ciclo corretamente. Além de traçar os fins, nesta fase criamos planos de melhoria, por isso, analise os problemas atuais.
Do ou Fazer: como o próprio nome já diz, nessa fase, é hora de aplicar tudo que foi levantado no primeiro passo! Afinal, quanto antes tomadas as ações, mais cedo é possível determinar se o caminho está correto.
Check ou checagem: essa fase faz toda a diferença, é aqui que podemos analisar e verificar os resultados, podendo também iniciar juntamente a fase de “do” e checar os indicadores conforme as aplicações de ações. O diferencial do “check” é ajustar o que sofre anomalias e coletar dados.
Act ou agir: nessa última e decisiva etapa do PDCA, é preciso ter as ferramentas para ser analitico e avaliar as ações que geraram efeitos positivos e negativos. A partir disso, as equipes devem definir as ações positivas como padrão, para assim, automatizar atividades e chegar aos resultados desejados.

Mas, e os negativos? Esse é o diferencial dessa metodologia: os problemas encontrados devem ser trabalhados no próximo ciclo e, dessa forma, corrigir as anomalias.

2. Kanban

O Kanban é um quadro capaz de indicar o status das atividades, elencar os responsáveis por cada uma delas e é o local ideal para detalhar as tarefas para que sejam bem executadas.

Apesar de parecer muito simples, é preciso criar um fluxo para que as atividades sejam executadas em conjunto, otimizando o tempo e com entregas de qualidade.

O exemplo mais comum são colunas como “a fazer”, “em produção” e “feito”, mas é possível (e aconselhável) que sejam criadas fases específicas para o trabalho da sua equipe.

Para o Kanban, é importante que a criação dele aproveite-se de alguns conceitos de metodologias diferentes, como o PDCA, por exemplo, assim algumas fases podem ser ainda mais completas.

Ainda assim, essa opção, por si só, ainda não é a ideal para gerar padronização de uma rotina (um dos objetivos do gerenciamento de rotinas). Entretanto, pode ser complementar, representando uma ferramenta positiva para tarefas.

3. Acompanhamento dos esforços

Para uma rotina de trabalho eficiente, é importante fazer a gestão de esforços de cada atividade. Afinal, ao medir o tempo e dificuldades para a entrega, é possível organizar a rotina conforme a capacidade de produção.

Existem inúmeras maneiras de fazer esse gerenciamento, seja pela estimativa prévia do tempo utilizado para cada tarefa (e depois adequá-las se o que foi estimado estiver muito distante) ou até mesmo com o tradicional apontamento de horas.

De qualquer maneira, mensurar a produtividade dos times é um passo enorme para organizar melhor os processos, tarefas e rotinas.

Como a Dayway faz o gerenciamento de rotinas?

A Dayway é uma solução digital que une tecnologia e os 40 anos de experiência da maior consultoria de Gestão da América Latina, a Falconi, para otimizar o gerenciamento de rotina de empresas de diferentes segmentos.

Nossa base é o PDCA e aplicamos essa metodologia de maneira simplificada, por meio de um aplicativo intuitivo e acessível, permitindo a criação de checklists personalizados, com coleta e análise de dados que ajudam as empresas a tomar decisões cada vez mais assertivas.

Nosso aplicativo segue as diretrizes do PDCA para gerar produtividade para a rotina dos seus colaboradores.