Muitas empresas não atingem seus objetivos por não conseguirem executar corretamente um planejamento estratégico. Mas, é aí que o Ciclo PDCA entra em ação!

Se você é uma das pessoas que enxerga essas práticas como burocráticas e sem grandes retornos, o PDCA certamente colocará as suas convicções em cheque.

Afinal, ele é uma metodologia muito simples que vai trilhar – de maneira consistente – o caminho da sua empresa até o sucesso.

Quer saber como? Vem com a Dayway que nós te contamos como o método PDCA pode ser aplicado!

O que é Ciclo PDCA?

Para dar início a explicação do PDCA, começaremos com uma frase emblemática de Vicente Falconi, nome que é referência na execução dessa metodologia no Brasil.

“Três fatores são fundamentais para a obtenção de resultados: liderança, conhecimento técnico e método” – Vicente Falconi, em trecho do livro O Verdadeiro Poder.

Neste sentido, a liderança é o fator mais importante em uma organização, afinal, um bom líder consegue resultados através do desenvolvimento constante da equipe.

Além disso, é essencial que a corporação invista em conhecimento técnico, pois é através dessa boa prática que as empresas se mantêm competitivas no mercado e conseguem os melhores talentos para as equipes.

Entretanto, o que mais nos interessa nessa frase toda é o método, afinal, é nessa fase que o Ciclo PDCA se encaixa.

Os métodos são essenciais para a tomada de decisões mais assertivas, pois é através dessas ferramentas que as empresas conseguem gerar dados concretos e deixar de basear suas ações a partir de opiniões e bom senso.

Isso porque, ainda que embasadas, a tomada de decisão baseada em bom senso pode gerar instabilidade e esse é o maior inimigo de qualquer empresa – independentemente do seu porte.

Neste sentido, utilizar o Ciclo PDCA é confiar em dados consistentes para resolver problemas na corporação e também otimizar a gestão de todo processo. Ele é a base da chamada “melhoria contínua”.

E quais organizações podem utilizar o PDCA?

Todas! Esse método cíclico é tão simplificado que pode ser adaptado a instituições de qualquer porte, público ou privado e com ou sem fins lucrativos.   

Afinal, este ciclo funciona através de 4 etapas simples e sua aplicação depende apenas do entendimento de cada um dos passos.

Ciclo PDCA: as 4 etapas do método

Como um bom acrônimo, as etapas do Ciclo PDCA estão em seu próprio nome, e são elas: P (plan – planejamento); D (do – fazer); C (check – checar); A (act/adjust – agir/ajustar).

Mas, como essas etapas funcionam na prática?

Plan ou planejamento

Seja para melhorar uma entrega, solucionar problemas ou otimizar um processo ou rotina: o primeiro passo é planejar. Sem mapear os objetivos estratégicos da corporação, é impossível traçar o que é sucesso da empresa

Por isso, nessa fase do Ciclo PDCA, é essencial que sua empresa siga alguns passos:

• Diagnóstico: primeiro identifique os problemas, prioridades do que precisa ser aprimorado e até mesmo as novas oportunidades, assim você terá o mais importante de tudo: um objetivo. 
• Defina metas: com os objetivos definidos, é hora de traçar as metas. Para isso, faça um levantamento de dados para determinar o escopo de trabalho.
• Plano de ação: com os objetivos e metas em mãos, entenda como alcançá-las através de tarefas. Agora, crie atividades com finalidade de atingir as metas, além de definir prazos e responsáveis por cada uma delas. Não se esqueça do cronograma de realização!
• Defina métricas: é na fase de planejamento que os indicadores de desempenho são definidos para haver a análise futuramente.

Do ou fazer

Este é o momento de colocar todo o planejamento em prática! Entretanto, é preciso ser organizado para que a execução seja bem-feita, por isso, treinamentos para as equipes são bem-vindos nesta fase.

Outro ponto importante para a execução é a coleta de dados: com essa prática é mais fácil monitorar os processos, além de mensurar mais facilmente os resultados alcançados.

Sejam informações positivas ou negativas, para o PDCA, toda coleta de dados é importante. Afinal, o que não é medido, não é gerenciado.

Check ou checar

Após o planejamento e execução das tarefas, é o momento de analisar os resultados. É nessa fase da implementação do Ciclo PDCA que as corporações conseguem se basear em dados concretos para otimizar sua gestão. 

Neste momento, é essencial ter parâmetros bastante objetivos e quantitativos, para que a verificação de melhoria dos processos e do padrão de qualidade sejam feitos de maneira simplificada, dessa forma, é possível compará-los com os ciclos anteriores rapidamente.  

A fase de checagem é que você identifica as falhas e problemas existentes durante todo o processo, para assim, ajustá-las posteriormente.

Act ou agir | Adjust ou ajustar

A última etapa do Ciclo PDCA consiste em ações que serão implementadas para corrigir anomalias detectadas durante as fases anteriores. Este momento é essencial para chegar em novas soluções para as falhas e também refazer o planejamento conforme os novos resultados.

É na letra “A” deste acrônimo que conseguimos caracterizar o método PDCA como iterativo, isto é, um processo que chega a um resultado diferente a cada repetição e esses resultados obtidos, são utilizados nas vezes seguintes, de maneira cumulativa.

Por isso, essa metodologia também é considerada uma base para melhorias contínuas.

Dito isso, é essencial avaliar os resultados obtidos de maneira muito crítica na última fase de implementação do PDCA, sendo assim, fique atento aos:

• Resultados alcançados: avalie a jornada utilizada até obter os resultados desejados e use-os como referência para outros processos dentro da sua empresa. É comum não conseguir usá-lo em toda operação, mas você certamente conseguirá tirar percepções valiosas.

• Resultados abaixo da expectativa: quando um resultado fica aquém do esperado, é essencial esmiuçar as causas para serem encontradas novas soluções.

Vale a pena ressaltar o dinamismo que o mercado está inserido, sendo assim, é preciso entender que mesmo visando padronização muito claro, é comum não ter soluções como definitivas.

Adotar o Ciclo PDCA na sua empresa não é limitar os processos, e sim, entender que é possível adotar novos padrões e melhorar a gestão a cada novo ciclo.

Exemplos de utilização do Ciclo PDCA

Pela sua versatilidade, é comum utilizar o método PDCA em vários processos, assim a empresa estará em um ciclo de melhoria contínua e poderá implementar padrões para ganhar mais eficiência.

O uso mais comum de utilização desse método, são para gerenciamento de rotina e gerenciamento das melhorias.  

Ciclo PDCA no gerenciamento de rotina:

Essa metodologia tem tudo a ver com uma boa rotina, afinal, a padronização é ponto fundamental para o dia a dia das equipes.  

Neste sentido, o PDCA consegue – através da boa execução das 4 fases- padronizar as rotinas e definir o nível de qualidade para cada uma das tarefas.

Ciclo PDCA no gerenciamento de melhoria contínua:

Seguindo a lógica da gestão de rotina, no caso das melhorias, o objetivo é estabelecer o nível de qualidade, focando na adaptação às instabilidades externas – que não podem ser controladas pelo método.

Dessa forma, é possível ter uma previsibilidade e planos de ação no caso de adversidade, fazendo com que a empresa encontre formas de se destacar no mercado.

Como a Dayway utiliza o PDCA no gerenciamento de rotina?

A Dayway é uma solução digital que une tecnologia e os 40 anos de experiência da maior consultoria de Gestão da América Latina, a Falconi, para facilitar o gerenciamento de rotina de empresas de todo porte e segmento.

Nós aplicamos o PDCA de maneira simplificada, por meio de um aplicativo intuitivo e acessível, permitindo a criação de checklists personalizados, com coleta e análise de dados para gerar tomadas de decisões cada vez mais assertivas.

Nosso aplicativo segue as diretrizes do PDCA para gerar ainda mais produtividade para a rotina dos seus colaboradores, além de ser a ferramenta perfeita para promover melhoria contínua dentro da sua corporação.

---

 

Quer saber mais sobre a Dayway e otimizar sua gestão? Acesse nosso material e saiba como podemos te ajudar!