Se você tem acompanhado nossos artigos, já deve ter percebido a importância de fazer até mesmo o básico bem feito.
O checklist – ou lista de verificação – faz parte do ciclo PDCA e, além de simples, é uma ferramenta essencial para garantir os resultados da sua corporação. Afinal, é durante a checagem que podemos garantir a execução de várias tarefas.
Entretanto, essa prática requer atenção aos detalhes. Por isso, este artigo existe! Vamos te ajudar a entender melhor os objetivos dessa ferramenta, quais as vantagens de contar com esse método e dicas para criar uma lista de verificação completinha!
Vem com a gente!
O que é um checklist?
Como já foi supracitado, é uma lista de verificação e faz parte do momento de checagem da sua operação. Mas, além disso, podemos definir os checklists como parte do controle da sua empresa.
Dentro do Ciclo PDCA, a fase de checagem é um dos estágios mais importantes, afinal, é preciso auditar a execução do que foi planejado para evitar erros recorrentes e aplicar a melhoria contínua de forma simples.
Com essa checagem, possível identificar partes que estão com anomalias e eliminá-las no futuro.
Sendo assim, o controle que essa ferramenta oferece é para garantir a perfeita execução das tarefas, atividades e processos da sua corporação. Mas, uma coisa complementa a outra: adotar o checklist pode automatizar algumas etapas dentro das tarefas.
Para que serve um checklist?
Afinal, esse método pode ser facilmente assimilado pelos colaboradores, sendo assim, é de fácil aderência e facilita o caminho para padronização do trabalho.
Neste sentido, o checklist funciona quase que como um tutorial operacional, só que ainda melhor, por conta da automatização incorporada ao fluxo de trabalho, permitindo velocidade, eficiência e, consequentemente, mais produtividade.
Além disso, há uma facilidade para ser assertivo na execução das atividades diárias, por isso, também colaboram para a redução de erros durante as tarefas e anotações de conformidades.
Outro fator importante sobre os checklists: você sabia que essa ferramenta pode te ajudar na coleta de dados?
A partir da checagem que podemos criar gráficos, histogramas e diagramas para seguir de olho na evolução das atividades. Ou seja, essa ferramenta é ideal para melhoria contínua.
O que nos leva a outro benefício da lista de checagem: otimização de rotinas. Como elas podem ser usadas para relatar diariamente o status de uma operação, ela também consegue padronizar rotinas, recurso importantíssimo para trabalhos que precisam ser repetidos diariamente.
Assim, entende-se como um grande aliado do setor de Qualidade, que utiliza muito o checklist como ferramenta para manter a excelência que esse segmento exige.
São muitas informações, não é? Mas, apesar de tantas vantagens, trago notícias: o checklist só vai funcionar se for utilizada corretamente.
Para te ajudar com esse assunto, elencamos algumas dicas de como fazer seu checklist de maneira mais assertiva que faça sentido para o seu negócio.
Como utilizar um checklist?
Para elaborar um checklist é preciso, primeiramente, não esquecer nenhuma informação para o desenvolvimento e controle das tarefas . Assim, você consegue esmiuçar cada parte da execução das atividades e torná-la ainda mais ágil e assertiva.
Mas, antes de começar a desbravar a sua lista, é preciso que você entenda qual dos modelos faz mais sentido para o seu negócio.
Por isso, existem os seguintes modelos:
- Diário: que contém tudo o que você precisa realizar em um único dia de trabalho. Ele pode ser alterado de um dia para o outro (assim, não configura um caso de rotina) ou até mesmo se repetir diariamente, fazendo parte de uma padronização da sua rotina.
- Pontual: ou situacional, apresenta um checklist específico para determinadas situações ou atividades. Um bom exemplo para que você entenda este caso, é quando há um evento na sua empresa. Neste caso, dificilmente a lista de verificação dessa atividade será repetida, talvez alguns pontos sejam apenas reaproveitados para um próximo evento.
Definido o objetivo, partimos para os elementos essenciais que um checklist eficiente deve ter:
- Verifique o que precisa ser medido, controlado e verificado
Não é toda tarefa que precisa de um checklist para ser bem executada, por isso, antes de colocar todas as atividades dentro da sua lista de verificação, seja estratégico e aplique essa ferramenta nas operações corretas.
- Exponha os critérios de conformidade.
E digo mais: liste as não conformidades também! Afinal, esse processo também te dará as ações necessárias para tratar as adversidades durante a execução.
Lembre-se: gerenciar rotinas, tarefas e processos também é um caminho para ter mais previsibilidade e preparar a sua operação para não haver surpresas.
- Designe as especificidades e regras que se aplicam a cada atividade verificada.
Para que cada atividade saia com 100% de conformidade (ou o mais próximo possível desse número), é necessário entender quais são as regras e especificações que fazem parte da tarefa.
Parece óbvio, mas o importante é que sua equipe liste até o mínimo detalhe para que, além de seguir com uma execução correta, também incentive a produtividade.
- Determine a frequência da verificação
Cada atividade tem uma necessidade diferente de verificação, sendo assim, o checklist pode ser usada em frequências diferentes dependendo do setor e da sua finalidade.
Por isso, entenda quais as necessidades que um checklist deve suprir dentro da sua operação, assim, é muito mais fácil determinar qual o período que ela deve acontecer.
- Inclua espaços em branco
Isso mesmo que você leu: insira espaços em branco dentro da seu checklist! Essa dica é importantíssima para eventuais anotações.
Permitir que seus colaboradores coloquem suas observações durante o checklist auxilia no processo de melhoria contínua, afinal, você permitirá que sua equipe informe novas demandas para a lista e documente possíveis razões para não conformidades, por exemplo.
Agora que você já sabe o que é essencial para um checklist completo, é preciso saber por onde começar. E, como uma dica nunca é demais, separamos alguns critérios e passos para você tirar essa ideia do papel e colocá-la em prática facilmente.
3 dicas para criar um checklist eficiente para sua empresa
Implementar novas ideias e novos métodos de gestão pode parecer difícil no início, afinal, por onde começar?
1. Brainstorming
Quase tudo começa assim: com uma chuva de ideias. O brainstorming é uma técnica muito comum para aproveitar ao máximo uma situação.
Neste sentido, o brainstorming é essencial para elencar tudo que é preciso conter nas tarefas. E, não se preocupe, você poderá filtrar as ideias e fases do checklist que não fizeram tanto sentido para o momento.
A ideia aqui é ser o mais abrangente possível, para depois afunilar as opções e elaborar um checklist completo.
2. Defina as prioridades
Saber o que é prioridade vai garantir a produtividade do que será feito. Para otimizar esse trabalho, organize e agrupe suas tarefas conforme o que faz sentido para seu negócio.
Uma ótima dica para organizar essas tarefas é conforme a frequência (que nós falamos anteriormente, lembra?) ou até mesmo por setor da sua empresa em que a tarefa está relacionada.
Após definir essa organização, vamos às definições de prioridade. O pulo do gato é: separe por urgentes, importantes, menos urgentes e faça um “backlog” que são as ações futuras que ficarão no seu radar.
Dentro dessa dinâmica, adicione também a ordem de prioridade do checklist e a ordem de acontecimentos. Para te ajudar, temos um exemplo muito simples: o de fazer café.
Esse hábito da rotina do brasileiro começa por uma atividade simples e essencial, esquentar a água. Sem ela nada acontece! Então, em um checklist seria essencial colocar esse feito em primeiro lugar, afinal, as outras atividades da lista dependem dela.
3. Procure ferramentas para te auxiliar na execução do checklist
O ambiente correto pode fazer do seu checklist uma ferramenta muito mais útil! Afinal, a forma que a lista será visualizada faz toda a diferença na hora da utilização dela e pode gerar impactos na produtividade das equipes.
Isso porque, muitos modelos manuais de checklist acabam não sendo tão intuitivos e práticos, e assim, o que era para ser uma forma de simplificar processos, tarefas e rotinas, acaba tornando-se uma prática burocrática e nada funcional.
Como citamos anteriormente, o checklist deve fazer parte do fluxo de trabalho e incorporar facilmente dentro da corporação através da sua simplicidade, por isso, o acesso a esse checklist deve fazer jus ao seu objetivo.
Atualmente, existem checklists digitais que facilitam ainda mais a aderência e administração desse método, otimizando a gestão como um todo e permitindo a execução perfeita.
Conte com a DayWay
Como a Dayway pode te ajudar com os checklists.
O Ciclo PDCA corre em nossas veias, por isso, acreditamos – e provamos – que o checklist é a maneira ideal de elaborar rotinas eficientes e automatizadas. Com a Dayway, é possível acessar checklists digitais a qualquer momento, além de contar com um modelo adaptável.
O formato utilizado em nosso portal se adapta a qualquer situação e setor, permitindo que a sua operação utilize o tempo com o que realmente importa: a execução perfeita das tarefas.
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