Conhecido também como POP, a popularidade da metodologia de Procedimento Operacional Padrão vem da eficiência quando o objetivo é padronização de processos.
Dessa forma, o POP auxilia as empresas a maximizar seus resultados e também minimizar despesas no processo de produção, mostrando-se uma metodologia de gestão sólida e assertiva.
Entretanto, para aplicar tal método, é preciso uma série de conhecimentos sobre ele. Por isso, no artigo de hoje, explicamos o que é, qual a importância, benefícios e como elaborá-lo.
Vem com a gente!
O que é POP: Um Guia para Procedimento Operacional Padrão.
Muito conhecida no mundo da indústria, essa metodologia de trabalho consiste, basicamente, no detalhamento da forma e ordem dos procedimentos que são necessários para a execução de tarefas.
Você se lembra dos conteúdos sobre checklist? Então, o POP segue a mesma linha mas vai além: ele é uma espécie de roteiro para a execução.
Dessa forma, garante que as atividades sejam executadas sempre da mesma maneira que foi determinada e assim, a operação pode atingir os mesmos resultados promissores, com mais rapidez e assertividade.
Para te ajudar a entender melhor, temos um exemplo clássico – e que você já deve ter percebido a padronização. A rede de lanches mais famosa do mundo, o McDonald ‘s, é um dos maiores casos de sucesso do Procedimento Operacional Padrão.
Se você frequentar e consumir algo no ambiente, será igual em qualquer lugar do mundo. Provavelmente, você comerá exatamente o mesmo sanduíche, exatamente com os mesmos ingredientes e distribuição deles.
Além disso, o tempo de preparo também é muito similar em qualquer lugar do mundo, muito provável que você nunca veja um McDonald ‘s que gasta muitas horas para preparar pedidos.
Esse é o POP em seu estado puro: uma padronização que gera resultados impactantes em grande escala.
Vale lembrar que, apesar da eficiência do Procedimento operacional padrão, empresas como o McDonald ‘s utilizam uma série de metodologias de gestão para automatizar a produção.
Os Benefícios do POP
Pelo exemplo supracitado, é possível perceber algumas vantagens de utilizar a metodologia de Procedimento Operacional Padrão, mas existem muitas outras qualidades que o POP oferece.
Um dos principais benefícios é a facilidade em manter a qualidade dos produtos e serviços que são oferecidos. Afinal, se o padrão não existisse, cada vez que algo fosse produzido, esse produto sairia de uma maneira diferente, comprometendo as entregas.
Ao utilizar este método que consiste em um documento descrevendo com detalhes a forma como é feito um produto, processo ou serviço, é possível garantir que qualquer pessoa, em qualquer lugar ou estabelecimento, vai entregar o mesmo resultado, com a mesma garantia de qualidade.
Neste sentido, toda a operação é otimizada com ganhos de produtividade, o que nos leva a mais uma vantagens do Procedimento Operacional Padrão, que é a rentabilidade do negócio.
Ao adotar um POP, as empresas reduzem os custos, primeiramente porque as instruções foram criadas a partir de uma série de estudos com a finalidade de oferecer a melhor maneira -comprovada- de realizar determinada tarefa e isso reduz ou elimina desperdícios.
Outro ponto importante da redução de custos é que ela também vem do treinamento de pessoal, já que ter um POP diminui essa necessidade.
Seja de forma direta ou indiretamente, adotar metodologias de gestão sempre impactam -positivamente- no setor financeiro.
Para ficar ainda mais claro para você, elencamos em tópicos mais benefícios do Procedimento Operacional Padrão dentro das empresas:
- Redução erros de produção;
- Diminui a falha na comunicação;
- Redução de acidentes de trabalho;
- Melhoria Sensível da Qualidade;
- Elevação do Rendimento de Produção;
- Melhora do clima organizacional, pois conta com processos organizados;
- Aumenta a previsibilidade.
Como fazer um Procedimento Operacional Padrão?
Diante de tantos benefícios, você deve estar se perguntando como aplicar essa metodologia e como fazê-la acontecer no seu negócio. Entretanto, para implementar uma nova ferramenta, é preciso seguir uma série de passos e garantir que suas equipes estejam engajadas.
Apesar de parecer simples, afinal, o POP é um documento escrito com informações básicas, é preciso colocar e levantar os dados que são realmente relevantes para essa operação.
De modo geral, esse documento é composto por informações como:
- Objetivos da tarefa
- Nome da tarefa
- Local de execução
- Responsáveis pela execução
- Referências
- Glossário (de siglas e seus significados)
- Materiais que serão utilizados na operação
- Descrição das etapas da tarefa (e atribuição de quem as executa)
- Gráficos e fluxogramas essenciais para a execução
- Frequência de atualização do POP
Dito isso, ainda assim, é bom mapear com sua própria equipe quais são as informações essenciais para o Procedimento Operacional Padrão, por isso, lá vai a nossa dica de sempre: Brainstorming.
Não há nada que uma chuva de ideias não resolva! Dessa forma, você cria um ambiente acolhedor para os colaboradores levantarem o que é importante para eles no dia-a-dia de trabalho e, dessa forma, é possível chegar no melhor resultado.
Além disso, esse processo faz com que todos os envolvidos pela execução do POP estejam presentes desde o início da elaboração deste documento.
Outro ponto importante do Procedimento operacional padrão é a identificação das etapas críticas, ou seja, aquelas em que apenas um erro pode ser crucial para comprometer o processo todo e, principalmente, o resultado final.
Por isso, a dica é: use uma linguagem clara e objetiva em seu documento, assim, não há muitas chances para enganos. Afinal, esse método visa simplificar seus processos, então todos os funcionários, de qualquer nível, devem compreendê-lo.
Neste sentido, enriqueça a experiência com uso de imagens, gráficos e fluxogramas para tornar mais visual e de fácil entendimento tudo o que está sendo proposto.
Para ficar mais claro, definimos alguns pontos de atenção que – com certeza – vão te auxiliar na hora de elaborar sua documentação para executar o procedimento operacional padrão
- Defina um piloto para essa nova ferramenta: teste e faça correções;
- Utilize formulários para desenvolver o POP e torná-lo um padrão antecipadamente;
- Envolva seus colaboradores, principalmente a liderança, conversando e adquirindo ideias antes de agir;
- Escolha um lugar eficiente para hospedar seu documento;
- Não tenha medo de mudar seu documento e comemore todos os resultados positivos obtidos através dela;
- Engaje as equipes explicando os objetivos da nova metodologia.
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Como a Dayway aplica o POP?
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