As corporações estão em constante evolução e, com isso, a forma de trabalho também deve se adaptar e seguir este fluxo. Por isso, para acompanhar as demandas do ambiente de trabalho moderno, é essencial ter rotinas e processos implementados e gerenciados corretamente.

Afinal, com eles é possível ter uma estrutura bem definida de rotinas e processos e mais organização em uma empresa, melhorando a eficiência e a produtividade. No entanto, estabelecer e manter esse método pode ser um desafio. 

Por isso, neste artigo, exploraremos a importância das rotinas e processos em uma empresa, bem como algumas dicas para estabelecer e manter rotinas e processos.

A importância das rotinas e processos em uma empresa.

Como foi supracitado, cuidar das rotinas e processos podem trazer benefícios primordiais para uma empresa funcionar com perfeição, que é o caso da eficiência das tarefas executadas. 

Essa produtividade e assertividade caminham para um dos maiores benefícios de fazer a gestão das rotinas e processos: o aumento de lucros. Mas, deixa eu te explicar melhor algumas vantagens: 

Assertividade e eficiência: quando os funcionários seguem rotinas e otimizam processos, eles sabem exatamente o que precisa ser feito e como fazê-lo. Isso pode levar à diminuição do tempo geral de conclusão do projeto, bem como a menos erros.

Uma das ferramentas de maior importância para garantir, é o checklist. Com ele, sua empresa tem um modelo simplificado e de fácil aderência das equipes que auxilia diretamente no cumprimento das tarefas.

Redução do desperdício: ao ter rotinas e processos implementados, as empresas podem evitar o desperdício de recursos em tarefas que não são essenciais para o negócio. 

Isso inclui tudo, desde encomendar materiais de escritório desnecessários até gastar muito tempo em atividades não produtivas.

Lucros aumentados: finalmente, talvez o benefício mais importante das rotinas e processos seja que eles podem levar ao aumento dos lucros. 

Isso ocorre porque as empresas eficientes tendem a ser mais lucrativas do que aquelas que não são tão eficientes. Além disso, ao reduzir o desperdício, as empresas podem economizar dinheiro que, de outra forma, seria perdido.

Para além das vantagens, existem alguns pontos importantes durante a jornada de estabelecer rotinas e processos em sua empresa, que é entender a diferença entre os dois.

Por que? Se você não compreender as individualidades de cada um deles e como complementar, é impossível manter os dois funcionando corretamente e aproveitando de todos esses benefícios.

Qual a diferença entre rotina e processos?

Se você já navegou por nossos artigos, deve ter notado a importância de entender a diferença entre esses dois conceitos.

Porque, no fim das contas, apesar de ter o objetivo em comum, que é alavancar resultados através da otimização do trabalho, eles atuam de maneira complementar para garantir esses resultados. 

Por isso, antes de focar em todos os benefícios que estabelecer rotinas e processos pode trazer para sua empresa, avalie se é possível aplicá-las. 

Neste sentido, tenha em mente que:

  • Processos: Este é o compilado de várias tarefas com objetivos comuns, sendo assim, o escopo de uma equipe inteira, é considerado um processo. 
  • Rotinas: essa é a recorrência do seu processo (que, por sua vez, é um conjunto de tarefas), neste caso, uma rotina eficiente colabora com a consistência na execução a fim de trazer resultados sólidos.

Entendendo isso, para estabelecer uma boa gestão é preciso compreender quais desses dois pontos mais precisam da sua atenção agora e por onde começar. 

Além disso, saber como eles atuam na sua empresa vai te ajudar na implementação, afinal, ninguém quer desperdiçar tempo com técnicas que não vão se sustentar depois.

 

Como estabelecer rotinas e processos em sua empresa.

O primeiro passo para estabelecer rotinas e processos em sua empresa é definir tudo que você precisa. Isso varia conforme o tipo de negócio em que você está, mas existem alguns princípios básicos que todas as empresas devem ter. 

Por exemplo, todas as empresas de varejo devem ter um sistema para rastrear vendas, faturar clientes e gerenciar estoque. Se você vende produtos, também precisará de um sistema de envio e recebimento de pedidos.

Para realizar este passo, conte com seus colaboradores. Organizar um brainstorm de tudo que precisa ser mapeado pode ser o primeiro cenário para gerenciar melhor seus processos e rotinas.

Outra avaliação importante é entender como metodologias de gestão podem te ajudar nesse processo, o Ciclo PDCA, por exemplo, vai muito além de um método utilizado por gestores.

Os ensinamentos dessa metodologia podem ser aplicados à rotina dos seus colaboradores e aos processos da sua empresa.

Criar um plano de implementação de rotinas e processos.

Depois de definir as rotinas e processos necessários, o próximo passo é criar um plano de implementação. Esse plano deve incluir quem será responsável por cada uma das tarefas, quando as tarefas precisam ser concluídas e como será feita. 

Por exemplo, se você estiver implementando um novo sistema de faturamento, seu plano pode incluir treinar os funcionários sobre como usar o sistema, configurar uma conta de teste para garantir que tudo funcione corretamente e, em seguida, implantar o novo sistema para todos os funcionários.

Treinar funcionários em novas rotinas e processos.

Com seu plano de implementação pronto, é hora de treinar seus funcionários na nova rotina ou processo. 

Esse treinamento deve ser completo para que os funcionários entendam como o novo sistema funciona e qual é o seu papel para que ele funcione corretamente. 

Por exemplo, se você estiver implementando um novo sistema de faturamento, seus funcionários devem saber como inserir dados no sistema, como executar relatórios e como solucionar quaisquer problemas que possam surgir.

Gerencie rotinas e processos em sua empresa.

Medir os novos esforços e o impacto da implementação de rotinas e processos na sua empresa só é possível através do gerenciamento. 

Por isso, é importante monitorar rotinas e processos regularmente para garantir que estejam sendo seguidos corretamente e que ainda sejam eficazes. Existem algumas maneiras diferentes de fazer isso, como:

  • Verificar com os funcionários responsáveis por seguir a rotina ou processo para garantir que eles a entendam e estejam fazendo isso corretamente.
  • Contar com uma ferramenta digital para ter aderência da equipe e analisar o efeito de estabelecer rotina e processo.
  • Perguntar aos clientes ou clientes como foi sua experiência e se houve algum problema.
  • Observar funcionários ou clientes diretamente para ver se existem gargalos ou áreas de melhoria.

Ajustando rotinas e processos conforme necessário.

Rotinas e processos podem precisar ser ajustados de tempos em tempos, especialmente à medida que sua empresa cresce e muda. Além disso, se você seguir a dica de implementar o Ciclo PDCA, essas mudanças serão mais frequentes, porque sua empresa estará em melhoria contínua.

Mas, por hora, diante das mudanças em tempo comum, existem algumas coisas para ter em mente ao fazer ajustes:

  • Certifique-se de que a mudança é realmente necessária – às vezes o que parece ser um problema é na verdade apenas uma parte normal do processo.
  • Considere como a mudança afetará outras partes da empresa – criará mais trabalho para outros departamentos?
  • Obter feedback dos funcionários que serão afetados pela mudança – eles podem ter sugestões sobre como tornar o ajuste mais fácil para todos os envolvidos.

A importância da comunicação na manutenção de rotinas e processos.

Apesar do foco deste artigo ter sido nas dicas para estabelecer rotinas e processos, um ponto muito importante deve se sobressair quando o assunto é lidar com pessoas: a comunicação.

Essa dica, inclusive, serve para qualquer setor, empresa, segmento e até para sua vida. Uma boa comunicação muda o funcionamento dos ambientes, e para melhor!

No caso das rotinas e processos, os funcionários precisam saber por que a rotina ou processo está em vigor, qual é o seu papel e o que se espera deles, assim, é muito mais fácil ter aderência dos colaboradores. 

Eles também precisam saber que podem chegar até você com dúvidas ou preocupações sobre a rotina ou processo. Se os funcionários sentirem que podem se comunicar abertamente sobre essas questões, é mais provável que sigam a rotina ou o processo corretamente e invistam esforços em fazê-lo funcionar bem.

Como a Dayway faz o gerenciamento de rotinas?

A Dayway é uma solução digital que conecta colaboradores, gestores e empresas, através do gerenciamento de rotinas e checklist de processos.

A Dayway é uma solução digital que une tecnologia e os 40 anos de experiência da maior consultoria de Gestão da América Latina, a Falconi, para otimizar o gerenciamento de rotina de empresas de diferentes segmentos e portes.

Nossa base é o PDCA e aplicamos essa metodologia de maneira simplificada, por meio de um aplicativo intuitivo e acessível, permitindo a criação de checklists personalizados, com coleta e análise de dados que ajudam as empresas a tomar decisões cada vez mais assertivas.

Nosso aplicativo segue as diretrizes do PDCA para gerar ainda mais produtividade para a rotina dos seus colaboradores, além de ser a ferramenta perfeita para promover melhoria contínua dentro da sua corporação.

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