Você já sentiu que seu dia precisava de algumas horas a mais para que tudo fosse resolvido? Calma, todos nós, em algum momento, já tivemos essa sensação. Mas, eu devo lhe informar: podemos utilizar bem as 24 horas do dia!

Ter uma rotina de produtividade no trabalho não é uma tarefa simples, principalmente, porque muitas questões do próprio escopo fogem do nosso controle e envolvem outras pessoas.

Dito isso, é importante que eu te informe mais um fator: é possível otimizar todo esse processo dentro da empresa. Não é preciso ficar preso a uma lista interminável de tarefas quando se tem as ferramentas corretas. 

Quer saber como e obter algumas dicas de como ser mais produtivo e como uma boa rotina pode te ajudar? Vem com a gente que este artigo vai te inspirar!

A definição de produtividade.

E começaremos pelo começo, entendendo o que a produtividade pode agregar na sua corporação.

A produtividade é muitas vezes definida como uma medida de eficiência. Em outras palavras, é uma maneira de avaliar o quão bem você está usando seu tempo, energia e recursos para realizar tarefas e objetivos.

Mas, existem muitos fatores que podem afetar uma rotina de produtividade, incluindo tudo, desde o ambiente físico até o estado emocional. Ou seja, é mais complexo do que se imagina.

Por exemplo, você consegue trabalhar bem em meio a uma bagunça e muito barulho? Certamente, seu dia de trabalho será muito atípico e até estressante dentro de um ambiente como esse. 

E, partindo para além do espaço físico, seria tranquilo para você trabalhar em uma empresa onde os documentos e tarefas não seguem uma organização? Certamente, você terá retrabalho.

É o mesmo que pensar em trabalhar quando se está com problemas emocionais e pessoais. Não é a mesma coisa. 

Por isso, entenda: produtividade não pode – e nem é- fruto de uma cobrança excessiva por parte das corporações, ela é fruto de muita organização e uso correto dos métodos de trabalho.

E, acima de tudo, é importante usá-las a seu favor para mudar a realidade de dias onde a realização das tarefas é mais difícil – assim, você vira o jogo.

Neste sentido, separamos algumas dicas para corporações incentivarem trabalhos eficientes, mas não esquecemos de quem faz tudo isso acontecer: as pessoas. Por isso, também tem algumas técnicas aliadas para os colaboradores!

04 dicas para ter uma rotina de produtividade no trabalho

Como supracitado, as corporações devem preparar os colaboradores e oferecer um local propício para que as pessoas sejam eficientes. Para isso, a rotina é ponto de partida para alcançar esses objetivos.

Por que? Simples, ela pode ser mais facilmente padronizada e gerar tempo para outras atividades. Para isso, existem algumas dicas importantes para você otimizar a rotina das equipes do seu negócio.

1- Defina suas metas e objetivos.

Essa dica é bastante citada por aqui, mas não é para menos: quando se sabe onde quer chegar, é mais fácil trilhar os caminhos. 

No caso das rotinas, quando sua corporação sabe o que deseja alcançar com a otimização dela, é possível desenvolver processos muito mais simplificados para e objetivos para chegar onde se quer.

2- Delegue as tarefas de maneira eficaz.

Aqui, dois pontos serão importantes:

  • Delegar as tarefas para as pessoas corretas
  • Delegar da maneira mais prática possível

Dessa forma, pense em organizar previamente quem comandará cada uma das atividades e o fluxo delas (no caso de ter mais de um responsável). Assim, é possível mapear tudo que é necessário para realizar as atividades e ser eficiente.

O outro tópico é liberar o tempo das lideranças e outros cargos cruciais para deixar que outros funcionários deleguem as tarefas, afinal, isso permitirá otimização de tempo para gestores. 

3- Use a tecnologia a seu favor.

A tecnologia é um grande aliado das corporações quando o assunto é automatizar tarefas repetitivas, por isso, procure ferramentas e aplicativos que visam te auxiliar nessa hora. 

Padronizar rotinas pode ser a chave para economizar tempo a longo prazo, possibilitando que a gestão se concentre em tarefas mais estratégicas, ou seja, com o core-business.

4. Simplifique seus processos. 

Neste passo, uma ferramenta digital pode te ajudar também, afinal, ela possibilita uma visão sistêmica da sua operação, ajudando na identificação do que está “sobrando” no processo. 

Dessa forma, complementar a dica de simplificar processos eliminando etapas desnecessárias. Pode ter certeza que este passo ajudará a sua corporação a economizar tempo e aumentar a eficiência.

5. Centralize as informações.

Até mesmo por uma questão de segurança da informação, é importante centralizar os documentos importantes e separar quem terá acesso a eles. 

Isso é manter a organização em dia e os resultados da centralização das informações não podia ser diferente: mais produtividade para as equipes. 

Você se lembra quando falamos sobre o ambiente de trabalho desorganizado? É isso que estamos expondo aqui novamente. 

Quando as equipes têm acesso às informações em um local organizado, é possível evitar o retrabalho e a demora que existe quando precisamos de outro funcionário para nos ajudar a procurar informações para realizar determinada tarefa.

Para te ajudar nessa missão, existem inúmeras soluções digitais e ferramentas que permitem o armazenamento de documentos importantes para a rotina dos colaboradores e possibilitam o compartilhamento seguro delas com as equipes.

Agora que você já sabe alguns passos para oferecer um ambiente propício para a produtividade dos seus colaboradores. Vamos apresentar métodos de produtividade para que os funcionários possam trabalhar, individualmente, a realização de suas tarefas de maneira satisfatória.

03 métodos para ter mais produtividade 

Mesmo com a automatização das rotinas, que já facilita – e muito – a vida dos colaboradores, é importante entender que muitas tarefas precisam ser executadas com foco diferente.

Por isso, apresentamos alguns métodos que você pode apresentar para as equipes utilizarem junto as ferramentas que a sua empresa já oferece a eles. 

  • A Técnica Pomodoro.

A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo muito utilizado para aumentar a produtividade. Essa técnica pode ser utilizada para estudos e é muito recomendada para quem quer focar em uma atividade.

Ela é baseada na ideia de que, se você dividir seu trabalho em partes menores e gerenciáveis, será mais fácil concluir e menos assustador.

Para usar a Técnica Pomodoro, você precisará de um cronômetro. 

Defina o cronômetro para 25 minutos e trabalhe em sua tarefa até o cronômetro disparar. Quando o cronômetro tocar, faça uma pausa de 5 minutos. Após 4 Pomodoros (ou 100 minutos de trabalho), faça uma pausa maior, de 20 a 30 minutos.

  • A Matriz de Eisenhower.

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que pode ser usada para priorizar tarefas com base em sua importância e urgência, o que é essencial para o trabalho em equipe. 

Para usar a matriz, simplesmente desenhe uma grade de quatro quadrantes e rotule cada quadrante da seguinte forma:

  • Quadrante 1: Urgente e Importante
  • Quadrante 2: Não Urgente e Importante
  • Quadrante 3: Urgente e Não Importante
  • Quadrante 4: Não Urgente e Não Importante

Em seguida, reserve um tempo para fazer um brainstorming de todas as tarefas que você precisa concluir em um futuro próximo. Depois de ter uma lista de tarefas, comece a categorizá-las em cada quadrante.

Depois de categorizar todas as suas tarefas, você pode começar a trabalhar nelas em ordem de prioridade. As tarefas do Quadrante 1 devem ser concluídas primeiro, pois são urgentes e importantes. 

As tarefas do quadrante 2 também são importantes, mas não tão urgentes, portanto, podem ser concluídas após as tarefas do quadrante 1. 

As tarefas dos quadrantes 3 e 4 não são urgentes nem importantes e podem ser delegadas ou eliminadas completamente.

  • A Regra 80/20.

A Regra 80/20 é um princípio que afirma que 80% dos resultados vêm de 20% do esforço. Em outras palavras, você pode conseguir muito com um pouco de esforço se focar nas tarefas certas.

Para usar a Regra 80/20, usamos a máxima do: comece fazendo um brainstorming. 

Aqui, você estipulará uma lista de todas as tarefas que você precisa concluir em um futuro próximo -basicamente, o famoso checklist. Depois de ter uma lista, comece a riscar as tarefas que não são essenciais ou que não terão impacto significativo no seu objetivo. 

Depois de riscar as tarefas não essenciais, comece a priorizar as tarefas restantes por sua importância. A tarefa mais importante deve ser concluída primeiro, seguida pela segunda tarefa mais importante e assim por diante.

Concentrando-se apenas nas tarefas mais importantes, você pode aumentar sua produtividade e alcançar mais sem tanto esforço.

Mas, calma! Não acabou, tem o pulo do gato e uma dica que você pode levar para a vida: entenda os seus horários de maior energia e alerta ao longo do dia – conhecidos como ritmos circadianos. Aproveite esses momentos para realizar as tarefas mais importantes do seu dia. 

Parece complexo, mas, com as ferramentas certas e um pouco de autoconhecimento é possível ir longe e criar uma rotina de produtividade para sua empresa e incentivar seus colaboradores!

Como a Dayway auxilia na rotina das empresas?

A Dayway é uma solução digital que une tecnologia e os 40 anos de experiência da maior consultoria de Gestão da América Latina, a Falconi, para otimizar o gerenciamento de rotina de empresas de diferentes segmentos e portes.

Nossa base é o PDCA e aplicamos essa metodologia de maneira simplificada, por meio de um aplicativo intuitivo e acessível, permitindo a criação de checklists personalizados, com coleta e análise de dados que ajudam as empresas a tomar decisões cada vez mais assertivas.

Nosso aplicativo segue as diretrizes do PDCA para gerar ainda mais produtividade para a rotina dos seus colaboradores, além de ser a ferramenta perfeita para promover melhoria contínua dentro da sua corporação.

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