Criar um modelo de checklist é uma ótima maneira de otimizar o seu processo de trabalho e garantir que nenhuma etapa importante seja esquecida.

Logo, essa é uma estratégia eficiente de documentar cada passo de um trabalho ou projeto, entretanto, os modelos de checklists variam de cada segmento e sua finalidade. 

Neste sentido, é preciso seguir alguns passos importantes na hora de elaborar a sua lista de verificação, avaliando as necessidades do segmento e considerar o que é necessário para cada atividade.

Para te ajudar, montamos um guia simples sobre como dar início ao seu modelo de checklist e elaborar listas que sejam simplificadas e objetivas para seu segmento. Vem com a gente!

As vantagens de um checklist para sua operação 

Antes de começarmos a falar sobre os passos para fazer o seu modelo de checklist, vamos pelo início: os benefícios dessa prática tão simplificada e essencial.

É claro que você conhece essa sensação. É aquela em que está no meio de um projeto e não consegue se lembrar se fez ou não aquela etapa da execução. 

Ou, está tentando aprender uma nova habilidade e continua esquecendo as etapas. As listas de verificação podem ser um salva-vidas em situações como essas – mas apenas se forem bem feitas e atenderem às suas necessidades. 

Neste sentido, um checklist também pode ajudá-lo a mantê-lo no caminho certo, evitando o esquecimento de etapas importantes e proporcionando uma sensação de realização ao verificar os itens da lista. 

Mais do que isso: o checklist vai te proporcionar mais produtividade e, ao executá-la corretamente e com frequência, consequentemente, a automatização dessas tarefas acontecerá.

Outro ponto importante é que esse método contribui para o fluxo de trabalho, já que também pode ser útil em configurações de equipe, ajudando a garantir que todos estejam na mesma página e trabalhando para o mesmo objetivo.

Como usar sua checklist.

Outro importante ponto importante sobre as checklist é o quanto sua equipe está, de fato, engajada com a ferramenta. Afinal, nada adianta se ela não for corretamente utilizada.

Mas, para além da elaboração da lista de checagem que seja acessível e entendível para suas equipes, é interessante seguir algumas dicas eficazes para garantir que a utilização da checklist aconteça.

Até mais do que isso: para que ela faça sentido para seus colaboradores.

  • Siga a lista de verificação de forma consistente.

Se você deseja que sua lista de verificação seja eficaz, precisa segui-la de forma consistente. Isso significa que, reservar um tempo a cada dia ou semana para revisar seu modelo de checklist e marcar os itens à medida que você os completa. 

Se achar que está pulando regularmente certos itens, pode ser um sinal de que eles não são realistas ou relevantes para seus objetivos. 

  • Esteja disposto a ajustar o seu modelo de checklist.

À medida que seus objetivos mudam ou à medida que você ganha mais experiência, não tenha medo de ajustar sua lista de verificação de acordo. 

Não existe uma solução única para todos, então o que funciona para você hoje pode não funcionar amanhã. A chave é permanecer flexível e aberto a mudanças.

  • Certifique-se de que a checklist esteja acessível.

Por fim, mas muito importante, certifique-se de que sua lista de verificação esteja sempre ao seu alcance. Esse fator é essencial para engajar as equipes e otimizar o tempo da gestão

Neste sentido, use a tecnologia a seu favor e garanta que sua checklist esteja armazenada em seu computador, notebook e, existem plataformas que permitem o acesso até mesmo do celular, ajudando a garantir o uso regular.

Como fazer seu modelo de checklist 

Agora que você já sabe a importância de criar o seu modelo de checklist e os passos para manter sua equipe engajada, vamos aos passos fazer sua checklist eficiente.

  • Título e descrição

Além de escolher onde ela será armazenada, para criar seu documento é preciso que você pense em uma breve introdução para o seu modelo no espaço abaixo do título. Nesta seção, você pode explicar que tipo de lista de verificação é e o que os leitores podem esperar encontrar nela.

Ah, e por falar em título: ele é essencial para que você salve de maneira simples de encontrar depois. Não coloque nomes genéricos ou sem datas, por exemplo.

Outro ponto importante é ter em mente todos os itens que precisa incluir em seu modelo de checklist. Você pode escrevê-los manualmente ou usar marcadores para organizá-los.

Além desses fatores, lembre-se de formatar seu modelo de checklist com um estilo de fonte e tamanho que sejam fáceis de ler. Você também pode adicionar recursos visuais como imagens ou gráficos para tornar seu modelo mais atraente.

  • Descreva os itens que você precisa incluir.

Agora que você sabe que tipo de lista de verificação precisa, é hora de começar a fazer um brainstorming dos itens que deseja incluir.

Isso varia dependendo do tipo de lista de verificação, mas, algumas coisas a serem consideradas podem ser: nome da tarefa, prazo, indivíduo atribuído, situação (em andamento/concluído), etc. 

Após ter uma boa lista de itens em potencial, é possível começar a formatar sua lista de verificação no local que hospedou a sua checklist.

  • Formate sua lista de verificação.

O primeiro passo para formatar sua lista de verificação é decidir que tipo de formato você deseja usar. Logo, existem três formatos principais que poderá escolher:

  1. Lista: Este é o formato mais básico e simplesmente inclui uma lista de itens sem informações adicionais.
  2. Tabela: Este formato inclui uma tabela com colunas para cada item da lista de verificação e informações adicionais sobre cada item.
  3. Grade: Este formato inclui uma grade com linhas para cada item da lista de verificação e informações adicionais sobre cada item.
  • Marcadores ou números.

Outro aspecto importante da formatação de sua lista de verificação é decidir se deve usar marcadores ou números para cada item da checklist. 

Assim, os marcadores são geralmente usados para listas, que, geralmente, não estão em uma ordem específica, enquanto os números são usados para listas que precisam ser preenchidas em uma ordem específica.

Como a Dayway pode te ajudar com os checklists.

O Ciclo PDCA corre em nossas veias, por isso, acreditamos – e provamos – que o checklist é a maneira ideal de elaborar rotinas eficientes e automatizadas. Com a Dayway, é possível acessar checklists digitais a qualquer momento, além de contar com um modelo adaptável.

Por fim, o formato utilizado em nosso portal se adapta a qualquer situação e setor, permitindo que a operação utilize seu tempo focado na execução perfeita das tarefas. 

Quer saber mais sobre essa funcionalidade do nosso produto e como ele pode te ajudar? Entre em contato com nosso time de especialistas e otimize a gestão do seu negócio!

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