Quando o assunto é melhoria contínua, o Ciclo PDCA é considerado uma base para ela. Afinal, essa ferramenta contribui para um gerenciamento de qualidade focado em melhorar processos e atingir metas de negócios.

Apesar de parecer simples por conter apenas 4 etapas, a implementação dessa metodologia não é feita da noite para o dia. Além das ferramentas que podem auxiliar na implementação, existem boas práticas para te ajudar.

Para isso, elencamos conhecimentos essenciais sobre o PDCA e dicas de como ele pode ser implementado na sua empresa para obter o máximo benefício.

O que é o ciclo PDCA?

Se você acompanha as metodologias de gestão, já deve conhecer o Ciclo PDCA. Com 4 etapas interconectadas, que são: planejar, fazer, verificar e agir, o método visa trilhar o caminho mais assertivo para atingir o que é sucesso para uma corporação.

Nós temos um conteúdo completo só sobre essa metodologia, mas agora, vamos te contextualizar brevemente sobre as etapas deste ciclo e como elas funcionam em uma corporação.

Planejamento: A primeira etapa do ciclo PDCA é o planejamento. Nesta etapa, você identifica o problema ou a oportunidade que deseja abordar, além disso, este é o momento de traçar as suas metas e objetivos.
Você também desenvolverá seu plano de ação, que detalhará como você pretende atingir seus objetivos.

Fazer: O segundo estágio é a implementação, ou “fazer”. É quando você coloca seu plano de ação em prática e executa toda a mudança que foi levantada na primeira etapa.

Checar: O terceiro estágio é o monitoramento e avaliação, ou checagem. Nessa etapa, você mede os resultados de suas ações e os compara com seus objetivos. Isso permite determinar se a mudança foi bem-sucedida ou não e identificar as áreas de melhoria.

Agir: O quarto e último estágio é tomar uma ação corretiva, ou “agir”. É quando você faz alterações em seu processo com base no que aprendeu nas três etapas anteriores.

Ao repetir continuamente este ciclo, você pode melhorar continuamente seu processo e alcançar os resultados desejados. Afinal, o PDCA, a cada novo ciclo dá a oportunidade de trabalhar em cima dos resultados passados.

O ciclo PDCA em ação.

A implementação do PDCA, quando feita corretamente, ajuda efetivamente as empresas a identificarem e tratarem os problemas rapidamente, evitando que eles se tornem maiores.

Além de, é claro, promover a melhoria contínua dentro das corporações. Mas, quais são os passos que devem ser seguidos para implementar tudo isso e chegar em grandes resultados?

Primeiro de tudo: as mudanças começam pelas pessoas, são elas que fazem a sua corporação ser o que ela é. Por esse motivo, envolva todos os membros da organização que serão afetados pelas mudanças que estão sendo feitas.

Uma vez que isso tenha sido feito, é preciso ter em mente que o PDCA também é sobre monitorar de perto o progresso e documentar quaisquer problemas ou sucessos que ocorram.

Afinal, essa boa prática garante que exista o gerenciamento de fato, além de ser essencial para várias etapas – principalmente a de verificação. Neste sentido, é preciso inserir colaboradores para essa tarefa ou uma nova ferramenta para auxiliar.

Isso porque, mesmo com a etapa de verificação, onde é possível revisar o progresso das fases anteriores, é necessário que as informações tiradas ali sejam utilizadas de maneira estratégica no futuro e analisadas com cautela.

Outro ponto são as ações corretivas com base no que foi aprendido. É essencial que a sua corporação comunique as mudanças e estabeleça um novo escopo para que as correções sejam feitas no final dos ciclos.

Dessa forma, é possível caminhar para a melhora efetiva em qualidade e desempenho. Lembre-se: equipes de alta performance não chegam prontas, você deve moldá-las!

E com “moldá-las” queremos dizer que você deve fornecer base de conhecimentos concreta e métodos eficazes que buscam consistência e, consequentemente, excelência na execução.

04 dicas para implementar o ciclo PDCA em sua empresa.

Agora que você já sabe o que é o ciclo PDCA, é hora de implementar! Além das dicas e pontos de atenção que foram supracitados, nós temos 04 dicas para a aplicação dessa metodologia.

Mas, antes de tudo, é necessário frisar que, provavelmente, o primeiro passo na implementação de um ciclo PDCA em sua empresa é identificar um problema ou oportunidade que você gostaria de melhorar.

É a partir deste ponto inicial que será possível desenvolver um plano de ação para resolvê-lo. Mas, lembre-se: o plano deve ser específico, mensurável, alcançável, relevante e com prazo. Tendo isso em mente, vamos aos desafios da implementação. E agora? Como organizar as equipes?

Essas 4 dicas vão te ajudar!

1- Comunique o propósito do Ciclo PDCA aos seus colaboradores.

É de extrema importância que os seus funcionários estejam alinhados com os propósitos da empresa, assim, é fácil ter aderência da equipe em qualquer mudança.

Por isso, certifique-se de que os colaboradores da sua empresa estejam cientes dos objetivos por trás de uma nova metodologia. Afinal, isso também vai facilitar o processo de execução dele.

2- Estabeleça metas realistas nas etapas dos ciclos.

Nada adianta metrificar e gerenciar novos processos, mas com metas fora da curva. O ponto principal dessa dica é: não é para te fazer pensar pequeno, mas é preciso ter uma régua para saber o quanto você sabe do potencial da sua corporação.

Além disso, as metas realistas evitam frustrações constantes por parte da equipe e isso é essencial. E, por falar em equipe, certifique-se que ao apresentar as metas, todos entendam o que se espera deles.

3- Acompanhe o progresso documentando tudo o que é feito durante cada etapa do ciclo.

O ciclo PDCA é uma forma de gerenciar processos, rotinas e tarefas, por isso, nada mais justo do que documentar o que é feito. Mas, lembre-se: nada adianta se você não tiver essa etapa mapeada.

Documentar às pressas ou sem o amparo necessário pode ser motivo de retrabalho para sua empresa. Para isso, procure centralizar os documentos, procure por ferramentas digitais ou modelos que possam te ajudar a preencher as documentações de maneira padronizada.

Além disso, atente-se para as informações e dados que são mais sensíveis e precisam de maior segurança.

4- Prepare-se para as alterações após os aprendizados com o Ciclo PDCA.

Melhoria contínua significa mudança contínua. Por isso, prepare-se para muitas alterações! Mas, nunca se esqueça: são alterações consistentes, para que sua empresa chegue ainda mais longe.

O ciclo PDCA é flexível, então não tenha medo de mudar de rumo se algo não estiver dando certo.

Mesmo assim, é preciso estar preparado – em questão de time e equipe- para mudar o escopo dessa maneira. Neste sentido, invista em planos estratégicos para executar as mudanças e corrigir os erros.

O Ciclo PDCA dá espaço para prever algumas ações e erros, então aproveite para fazer com que a metodologia te atenda nisso.

Como a Dayway utiliza o PDCA no gerenciamento de rotina?

A Dayway é uma solução digital que une tecnologia e os 40 anos de experiência da maior consultoria de Gestão da América Latina, a Falconi, para facilitar o gerenciamento de rotina de empresas de todo porte e segmento.

Nós aplicamos o PDCA de maneira simplificada, por meio de um aplicativo intuitivo e acessível, permitindo a criação de checklists personalizados, com coleta e análise de dados para gerar tomadas de decisões cada vez mais assertivas.

Nosso aplicativo segue as diretrizes do PDCA para gerar ainda mais produtividade para a rotina dos seus colaboradores, além de ser a ferramenta perfeita para promover melhoria contínua dentro da sua corporação.

Quer saber mais? Entre em contato com nossa equipe!

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