Dentre as metodologias de gestão disponíveis no mercado, a 5W2H é uma das mais populares entre os gestores, administradores e empreendedores que procuram por aperfeiçoamento do ambiente de trabalho – e até pessoal.

Isso porque, a metodologia 5W2H une 7 perguntas essenciais para gestão e, de maneira simplificada, consegue observar e analisar questões importantes de gerenciamento para trazer mais produtividade e menos desperdícios.

Por isso, este artigo é todo dedicado a esse método e como ele pode te ajudar a aprimorar com a organização dos seus processos, com um passo a passo explicando todas as diretrizes desse método.

5w2h – O que é?

Como foi supracitado, essa é uma metodologia que auxilia os administradores na organização de processos, tarefas e rotinas, sendo uma forte ferramenta para organizar setores.

O 5w2h funciona como um checklist para as atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas diante de um projeto ou diariamente. Neste sentido, é definido o que será feito, porque, onde, quem irá realizar, quando será realizado e quanto custará.

A sigla, advinda do inglês, quando bem estabelecidas e respondidas, eliminam as dúvidas que podem aparecer diante de um processo ou tarefa. São elas:

Os 5W:

  • What (o que será feito?)
  • Why (por que será feito?)
  • Where (onde será feito?)
  • When (quando será feito?)
  • Who (por quem será feito?)

Os 2H:

  • How (como será feito?)
  • How much (quanto vai custar?)

Para o 5w2h, as respostas adquiridas a partir das sete perguntas são essenciais para qualquer planejamento, sendo adaptável para projetos, setores inteiros e, se você quiser, até para área pessoal.

Basicamente, a gestão precisa mapear tudo que precisa ser feito para tornar a execução muito mais clara, efetiva e, consequentemente, aumentar a produtividade das equipes.

Diretrizes do 5w2h

Como foi supracitado, as diretrizes desta ferramenta são baseadas em 7 perguntas essenciais para “fazer a engrenagem funcionar” e garantir a eficiência da execução.

Neste sentido, para explicar com mais clareza, exemplificamos como utilizar essa ferramenta com descrição do que adicionar em cada uma das etapas. Confira:

  • What: O que deve ser feito?

Nesta etapa, é preciso especificar quais ações serão tomadas e como elas se desdobrarão em atividades. Por exemplo, se o objetivo da aplicação do 5w2h for utilizado para solucionar problemas observados, é preciso mapear as ações corretivas e ir além: designar as atividades necessárias para isso.

  • Why: Por que deve ser feito?

Aqui, o mais importante é definir a justificativa para a realização das atividades planejadas após o primeiro passo. Mais do que isso: analise a importância deste novo plano de ação, porque foi definida tal solução e até mesmo qual o resultado esperado.

  • Who: Por quem será feito?

Nesta etapa é preciso elencar os responsáveis pela implementação, podendo escolher tanto quem realizará as ações escolhidas, quanto o responsável por liderar as novas atividades.

  • Where: Onde será feito?

Essa é a etapa mais simples, deve-se especificar exatamente o local onde a atividade será executada, da forma que mais fizer sentido para sua corporação. Por exemplo, para algumas empresas é essencial definir cidades, outras o modelo de trabalho (online ou presencial) ou até mesmo os setores.

  • When: Quando será feito?

Chegou o momento de definir prazos, passo importante para qualquer execução, principalmente, as pontuais. Se o caso for um projeto, essa fase serve para a criação de cronogramas de realização de atividades, além das datas de início e término.

  • How: Como será feito?

Esse passo é extremamente importante para adicionar mais produtividade e assertividade para a execução das tarefas, afinal, aqui você poderá incluir explicações sobre como serão realizados os processos para alcançar os objetivos estabelecidos na primeira etapa.

  • How much: Quanto vai custar?

Nesta etapa, todos os gastos envolvidos nesse processo devem ser mapeados. Quando o gerenciamento for de projetos, essa etapa é condizente com o orçamento e no caso de um processo, é importante analisar o fluxo de caixa para concluir as novas operações.

Agora que já esmiuçamos as etapas do 5w2h, a prática torna-se muito mais fácil, afinal, para colocar este método em prática não é necessário grandes fluxogramas e plataformas complexas, basta um quadro visual para todos os envolvidos.

Quando aplicar o 5w2h? 

Como você pode notar, a ferramenta 5W2H pode ser utilizada em diversas situações, devido a sua simplicidade e objetividade, a metodologia em questão é focada em aprimorar o planejamento de qualquer tipo de atividade.

Por esse motivo, mesmo que você tenha o desejo de aliar essa ferramenta a outras já existentes na sua corporação, o 5w2h tem a capacidade de funcionar sozinha, principalmente quando o assunto é colocar em prática algumas ações pontuais.

Alguns exemplos são os processos de manutenção, processos de compras, comunicados gerais para funcionários, aquisição de novos equipamentos, criação de novas tecnologias, capacitação de equipes, realização de auditorias e outros.

Basicamente, o 5W2H consegue melhorar qualquer processo existente e incentivar que o planejamento estratégico, tático e operacional seja seguido de maneira mais agressiva e assertiva.

Neste sentido, a matriz 5W2H costuma ser utilizada em Gestão de Projetos, Gestão Organizacional, Elaboração de Planos de Negócio, Gestão Orçamentária, Elaboração de Planejamento Estratégico, Gestão de Riscos, etc. 

Para empresas que buscam crescer de forma acelerada -e saudável- o 5w2h também auxilia a não perder o controle das finanças por meio de processos que envolvem Planejamento e Orçamento, trazendo mais organização à tomada de decisão.

Afinal, para esses negócios que procuram a exponencial acelerada, todos os passos devem ser calculados para que não haja problemas futuros e furos na sua operação. 

A ferramenta 5W2H é extremamente democrática. Sua utilização independe de grande esforços e plataformas complexas, além de ser aplicável em diversas áreas e empresas.

Seus resultados satisfatórios também mostram que essa metodologia não procura atingir números extraordinários, mas sim passos factíveis para gerar mais consistência para a empresa.

Como a Dayway pode te ajudar a implementar o 5W2H

Somos uma solução digital que une tecnologia e os 40 anos de experiência da maior consultoria de Gestão da América Latina, a Falconi, para facilitar o gerenciamento de rotina de empresas de todo porte e segmento, a fim de otimizar ainda mais os resultados.

Nós aplicamos todas as metodologias de gestão, de maneira simplificada, por meio de um aplicativo intuitivo e acessível, permitindo a criação de checklists personalizados, com coleta e análise de dados para gerar tomadas de decisões cada vez mais assertivas através do nosso plano de ação, apresentado como um Kanban.

Geramos ainda mais produtividade para a rotina dos seus colaboradores, além de ser a ferramenta perfeita para promover melhoria contínua dentro da sua indústria.

Quer saber mais? Entre em contato com nossa equipe!

Conteúdos recomendados

  • app checklist
    Continue lendo
  • Padronização de processos
    Continue lendo
  • Conheça o Lean Manufacturing
    Continue lendo